4 conseils pour la mise en place d’un contrat

d’exploitation et de maintenance d’un bâtiment

Le poste énergie constitue la première dépense d’un immeuble en exploitation. Aussi, mettre en place un contrat d’exploitation adapté aux besoins de l’immeuble et aux installations avec un suivi efficace permettra de réaliser des économies en energie et financière.

– Quel est l’objectif d’un contrat de maintenance et d’entretien ?

Les contrats d’exploitation et de maintenance présentent un enjeu majeur, et compte tenu de la diversité des marchés et des clauses, il est crucial d’être vigilent dans sa rédaction ou sa reconduction.

Voici les grands points de vigilance qui vous  permettrons d’atteindre les objectifs de performances escomptés.

Selon la nature du contrat, il est possible d’intégrer les clauses suivantes :

 

  • L’entretien, la conduite et le dépannage des installations collectives avec engagement de délais.
  • La garantie et le renouvellement du matériel (stratégie financière)
  • La fourniture d’énergie (consommation et prix)
  • La garantie du confort des usagers
  • Des objectifs de consommation d’énergies

– Comment rédiger un contrat d’exploitation et de maintenance pour un bâtiment?

1 – Identifier les objectifs du contrat et des résultats attendus 

Afin d’optimiser au mieux les consommations énergétique (Eau, gaz, électricité), les contrats d’entretien et de maintenance des installations de chauffage et d’eau chaude sanitaire peuvent inclure les objectifs suivants :

  • Diminution des consommations énergétiques grâce aux réglages des équipements
  • Réduction des risques de panne des installations grâce à une maintenance préventive des équipements
  • Pérennisation et allongement de la durée de vie des équipements
  • Amélioration du confort entre autre grâce aux réglages inter-saisonniers
  • Tenu du carnet d’entretien avec un historique détaillé du suivi des installations

2 – Bien choisir les postes de facturation du contrat d’exploitation : Postes P1, P2, P3, P4 

4 grands postes de facturation, le P1, P2, P3, P4 déterminent l’entendu du contrat d’exploitation et la prestation principale de l’exploitant.

Il est crucial de déterminer en amont le bon choix de poste à inclure et à choisir en fonction du périmètre immobilier à exploiter.

Poste P1

Fourniture d’énergie ou de combustible

  • La prestation P1 est relative à la fourniture des énergies et de combustible par l’exploitant (ex. : achat de gaz ou de fioul domestique).
  • Il est au choix du gestionnaire de savoir s’il est préférable de garder le contrôle sur l’approvisionnement et la gestion des énergies ou bien le déléguer à l’exploitant.

Poste P2

Maintenance et petit entretien

  • Le poste P2 est obligatoirement inclus dans tout contrat d’exploitation.
  • Lié à la maintenance des installations et intègre :
    1. le contrôle et l’entretien annuel des installations
    2. la maintenance préventive
    3. la conduite, la surveillance et le dépannage
    4. la surveillance de la bonne température des locaux.

Poste P3

Garantie totale renouvellement matériels 

  • Son principal atout est de pouvoir de programmer sur plusieurs années des travaux et ainsi lisser les coûts liés au renouvellement du matériel.
  • Avantage :  les dépenses peuvent être anticipées. Cependant, au choix du maître d’ouvrage, il peut être préférable de payer le coût des travaux au « coup par coup ».

Poste P4

Financement de travaux & rénovation

  • La prestation P4 d’un contrat d’exploitation, toujours forfaitaire et, souvent coûteuse permet d’étaler en mensualité le financement des travaux.
  • Avantage : pouvoir réduire les investissements lors de travaux de rénovation.

3 – Choisir entre les différents types de marché : Marché « Prestation et Forfait », Marché « Forfait », « Marché Température », Marché « Comptage » ou marché « Combustible et prestation

Le type de marché doit être adapté au besoin d’exploitation et sera lié aux postes de financement.

L’ensemble des marchés comportent obligatoirement le poste P2. Ils se distinguent par l’inclusion ou non du poste P1.

Les autres postes de facturation P3 et P4 peuvent être pris en option en fonction de la vétusté des installations techniques de chauffage et des capacités de financement.

Le Marché « Prestation et Forfait » ou PF

  • Idéal pour les immeubles de petite taille avec peu d’installations à entretenir.
  • « Simple » et peu couteux, l’avantage de ce marché est qu’il n’y a peu de risque de sortir des tarifs régulés (Le choix du prestataire énergétique étant libre).

Il faut bien veiller à ce que le contrat soit cadré avec des clauses et pénalités bien négociée pour impliquer l’exploitant.

Postes de financement
 

Le Marché « Forfait », ou MF

  • Inclus le poste de facturation P1 avec en option les postes P3 et P4. Si l’avantage de ce marché est d’avoir un montant de dépense forfaitaire et déterminé en fonction du nombre de jour de chauffage, l’inconvénient est de ne pas pouvoir l’adapter aux consommations réelles. Il est donc primordial d’avoir une connaissance précise des consommations énergétique afin d’ajuster au mieux la dépense. D’autre part, en cas de remplacement des installations, le forfait alloué devra être révisé.

Le  Marché «Température »

  • Tout comme le marché MF inclus le poste P1 avec les postes P3 et P4 en option. Ce qui le distingue du précédent marché est la prise en compte des Températures et de la rigueur climatique. Il faut donc être vigilent quant aux bases de consommations définies afin de valoriser les économies d’énergies réalisées. Sans clauses d’intéressement, ce type de marché ne s’adapte pas aux consommations réelles. 

Le Marché « Comptage »

  • Inclus le poste P1 qui sera lié aux consommations réelles. De ce fait, les efforts réalisés en économies d’énergie sont immédiatement profitables. Ainsi, l’exploitant devra effectuer un suivi régulier et surveiller le rendement de l’ensemble des équipements en chaufferie.
  • Attention tout de même à bien inclure une clause d’intéressement qui garantira un suivi régulier des températures ambiantes avec un réajustement systématique en cas de remplacement des installations.

Le marché « Combustible et prestation »

  • Comme les précédents, il inclus le P1, le P2 et les postes P3 et P4 en option.
  • L’avantage est que le combustible appartient au maître d’ouvrage qui en confie la gestion à l’exploitant. Ainsi, la consommation énergétique est le reflet du comportement des usagers au plus juste avec en plus la prise en compte de la rigueur de l’hiver. L’inconvénient est que l’exploitant est rémunéré sur le combustible entrant et non sortant.

4 – Les clauses à ajouter : intéressement, suivi, pénalité et évolutivité

Quelques que soit le type de marché déterminé, le contrat peut intégrer des clauses qui permettront de garantir le bon déroulement des opérations. Ces clauses permettent de définir précisément les attentes pour une prestation données. Elles engagent et responsabilisent l’exploitant afin d’avoir une meilleure implication sur l’atteinte des objectifs et peuvent être de différentes natures :

Clause d’intéressement

  • Elle est indispensable pour la réalisation d’économies d’énergie.
  • Elle permet de fixer des objectifs de consommation et une implication de l’exploitant grâce aux économies générées et partagées entre ce dernier et le maître d’ouvrage.

Clause pour un rapport annuel d’exploitation

  • Cette clause est indispensable si le contrat comporte le poste P3.
  • Elle vise à conserver un suivi et une visibilité sur l’ensemble des actions avec le solde de chaque poste.

Clause de pénalité

  • Indispensable et majeur, elle consiste à garantir le respect des engagements de l’exploitant et prestations du contrat. En cas de non-respect une amende peut être appliquée.
  • À Chaque partie du marché une pénalité doit être intégrée (Respect des températures contractuelles, de la fréquence des opérations de la prestation P2 et du plan de renouvellement des installations.
  • Il faut également rester vigilant et veiller à définir contractuellement un délai d’intervention. 

Clause d’évolutivité

  • La clause d’évolutivité permet de garantir le remplacement de qualité des installations avec les dernières technologies et un meilleur rendement.

– Point de vigilance : La durée des contrats d’exploitation

Le Code de l’énergie (art. L241-3) règlemente la durée des contrats d’exploitation de chauffage ou de climatisation, mêmes reconduits,  à :

  • 16 ans s’ils comportent une clause de garantie totale de tout ou partie du matériel,
  • 8 ans, correspondant à huit saisons complètes de chauffe, s’ils comportent une clause de paiement de combustibles forfaitaire et indépendante des conditions climatiques,
  • 5 ans, correspondant à cinq saisons complètes de chauffe dans les autres cas.
« Toutefois, lorsque l’exploitant met en œuvre et finance des travaux ayant, notamment, pour effet de faire appel aux énergies et techniques nouvelles, la durée de ces contrats peut, dans des conditions fixées par voie réglementaire, être portée à seize ans. » si l’ensemble de ces conditions sont remplies :

  • Les travaux doivent générer un minimum d’économies d’énergie de 20 % grâce au recours à des énergies ou à des techniques nouvelles.
  • La valeur totale de l’investissement ne doit pas être inférieure à 50% de la valeur de l’énergie consommée annuellement, calculée sur la base de la consommation moyenne des trois années antérieures à la mise en service de l’installation rénovée ;
  • La partie chargée de l’exploitation doit financer les travaux à concurrence d’au moins 80% de leur montant total.

Néanmoins, ces durées maximales ne s’appliquent pas aux contrats privés de chauffage urbain et d’installations de production et de distribution de fluides industriels. 

Là, le décret n°81-436 du 4 mai 1981 relatif aux contrats d’exploitation des installations de chauffage ou de climatisation règlemente ce type d’exploitation.

Enfin, le contrat d’exploitation type n’existe pas, il est primordial de l’adapter et de le faire évoluer afin de pérenniser le bon fonctionnement des installations tout en optimisant les consommations et réaliser des économies d’énergie.

Il faut avant tout anticiper la mise en mise en place du contrat d’exploitation et de maintenance avec au mieux l’accompagnement de spécialistes.

– En bref

Quel que soit le type de bâtiment, logements résidentiels ou tertiaire, la mise en place d’un contrat d’exploitation est indispensable pour pérenniser ses installations techniques et de chauffage et ainsi réaliser des économies financières et énergétiques. L’accompagnement dans cette démarche par un bureau d’études spécialisé permet au maître d’ouvrage d’avoir l’assurance de la bonne exécution des engagements et clauses du contrat préalablement définies avec l’exploitant. La mise en place de contrats d’exploitation et le suivi d’exploitation requiert des compétences dans des domaines variés et spécialisés : techniques, juridiques, règlementaires et financiers entre autres.

–  Expertise du bureau d’études Cler ingénierie en exploitation et maintenance

Bâtiment tertiaire - Agrapole Lyon

Bâtiment Résidentiel - Semiv

Bâtiment Tertiaire - Yves Rocher

– Missions du bureau d’études Cler ingénierie mise en place et suivi d’exploitation

EXPLOITATION 

  • Mise en place de contrat d’exploitation et de Contrat de Performance Energétique (CPE)
  • Etudes juridiques techniques et financières dans le cadre de la sortie de contrat d’exploitation 
  • Suivi d’exploitation 
  • Audit de performance de matériel et d’entretien maintenance
  • Conseil en achats d’énergie

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